"עץ" התיקיות הארגוני, אבל למה דווקא עץ?
השם עץ נובע מדמיונו של התרשים משמאל לעץ טבעי, שלו יש גזע וממנו יוצאים ענפים ומהם ענפי משנה, וכך הלאה עד לעלים. אולם להבדיל מעץ טבעי, הצומח מלמטה כלפי מעלה, עץ התיקיות צומח מלמעלה כלפי מטה ואנו יכולים להוסיף עוד ועוד ענפים ותיקיות.
פוטנציאל "אי הסדר"
מצד אחד עיקרון ניהול עץ תיקיות פשוט וברור, אך משיחות עם שותפים מתברר שבשטח נפגשים בסוגים שונים של ארגון המידע.בדיוק כפי שישנם במציאות אנשים מסודרים המנהלים את התיקיות שלהם בקפדנות, וברור מיד לכל אחד היכן ימצא כל קובץ, ישנם גם כאילו שפועלים ביצירתיות. הם יתייקו למשל הצעת מחיר מורכבת תחת תיקיית "הצעות מחיר מורכבות" במקום פשוט לתייקה בתיקיית הלקוח ואדם אחר לעולם לא ימצא את ההצעה כי לא יעלה בדעתו לחפש תיקיה כזאת. וכמובן שיש גם את אילו החיים באי סדר מוחלט ורק הם יודעים היכן נמצא כל דבר...חשוב להבין שניהול נכון של מסמכים וקבצים בארגון קשור ישירות להגיון שאנשים רבים יכולים להתחבר איליו בקלות. לעיתים אפילו האדם שקבע את המבנה זקוק להגיון כזה. כמה פעמים נתקלנו באנשים שלא מצליחים לזכור היכן תייקו קובץ? זה לא שהם לא "סידרו" אותו נכון, הם פשוט לא בחרו בשיטה שתאפשר להם להתחקות אחרי ההחלטות שלהם בזמן התיוק.לסיכום סדר נוצר כאשר קיים בעץ הגיון המאפשר לכל אחד למצוא בקלות תיקיה או מסמך נדרשים אפילו רק אחרי הסבר קצר על מבנה העץ.
ומה קורה כשרוצים לעלות הכול לענן?
בהמשך לשיחות שאני מנהל עם שותפים רבים, אני יודע שאחד האזורים החלשים ביותר בסגירת עסקה עם לקוח פוטנציאלי הנוגעת למעבר לענן, הוא מספר הקבצים הגדול שיש ללקוח על המחשבים השונים בארגון והעלות המשמעותית להעביר את כלל המידע לאחסון בענן. ולא זו הבעיה היחידה, גם אם יחליט הארגון לשאת בעלות זאת, בכל מחשב של עובד ישנו מידע חשוב, וכפי שציינו קודם, כל אדם מנהל את קבציו בהתאם לסגנון האישי שלו, ולמעשה הדרך לאחידות בארגון מורכבת ויקרה.
במקרים רבים מציע השותף להעלות את הקבצים לשירות אחסון חיצוני כגון DropBox, Gdrive ואחרים.
מה החסרונות בפתרון זה?
עסקי מול פרטי – בלי להיכנס יותר מדי לעומק השירותים העוסקים באחסון קבצים נציין שבמרבית המקרים הלקוח נכנס לתכנית חינמית במוצר הבנוי ללקוח פרטי, שאינו מאפשר ניהול של החומר בצורה עסקית.
שביעות רצון הלקוח - הלקוח נדרש בדרך כלל לפתוח את השירות באופן עצמאי, להחליט איזו תכנית לקחת ומרגע זה לנהל את השירות בעצמו (מתן הרשאות, פתיחת משתמשים וכו').
נאמנות לקוח – העברת המידע לשירות שאינו בחסות השותף מקטינה את התלות שלו בשותף ולכן מקטינה אף את הסיכוי ליחסי עבודה לאורך זמן.
רווחיות השותף – למעשה השותף בדרך כלל לא מרוויח דבר מהעברת הלקוח לשירות האחסון כזה.
אז מה כן?
בכנס הקרוב השותפים השנתי שלנו נחשוף פתרונות שיתנו לשותפים שלנו ערך מוסף משמעותי בהתייחסות להעלאת עץ התיקיות לענן, גם בקלות התפעול ללקוח וגם ברווחיות לשותף...
6 עצות לניהול נכון של עץ תיקיות ארגוני
כאנשי שטח המטפלים ב IT, או בעברית – "טכנולוגית המידע", אתם מצופים על ידי הלקוחות לדעת לטפל בו. לכן ריכזתי עבורכם מספר עצות לניהול נכון של מידע:
סוף מעשה בחשיבה תחילה –הנחו את הלקוח להשקיע זמן ומחשבה ברישום המרכיבים הגדולים בארגון, לדוגמה: הנהלה, כספים, שיווק ומכירות, משאבי אנוש וכו'. ככל שיבינו מראש טוב יותר מה יהיה מבנה העץ, כך יהיה קל יותר לבנות, לתחזק והכי חשוב למצוא דברים בקלות.
רמות שימוש - יש לדאוג שכל משתמש, העובד על עץ התיקיות, לא יצטרך לעסוק ביותר משלוש רמות (ארבע רמות במקרים קיצוניים), הכוונה כמובן לתת תיקיות היוצאות מהתיקייה הראשית.
לא עמוס ולא דליל – שימו לב שתיקייה עמוסה בקבצים מקשה על מציאת המסמך הנכון, מאידך תיקיות רבות שיש בהן קבצים בודדים מצריכה בזבוז זמן מיותר על כניסה ויציאה מהתיקיות. לכן הכלל הוא שכאשר מצטברים יותר מדי קבצים בתיקה אחת יש לשקול לפתוח תיקיות ייעודיות באותו מיקום ולהעביר את הקבצים המתאימים לשם. כך נוצרת לוגיקת העץ באופן דינמי. תיקיות חדשות יפתחו רק כאשר יהיו מספיק מסמכים מאותו סוג כדי לאכלס אותם וגם תת הנושא ימוקם במקום הגיוני.
זה מתאים פה, וגם פה - במקרים מסוימים עלולה להיווצר דילמה בין שני מאפיינים חשובים, למשל האם לשמור את המסמכים לפי השתייכותם למחלקות השונות בארגון או לפי השתייכותם ללקוחות. במקרה כזה אני ממליץ לשמור את כל המסמכים על סוגיהם השונים, השייכים ללקוח מסוים תחת תיקיית הלקוח. בדרך זו עובד יוכל לקבל את כל המידע על הלקוח בתיקייה אחת מבלי לנווט במס' תיקיות של המחלקות השונות למשל לצורך מציאת חומר שיווקי לצד חומר ניהולי לגבי הלקוח.
שמות תת התיקיות - יגזרו ברוב המקרים מהערכים של המאפיינים. למשל תחת תיקיית "לקוחות" נקרא בשם כל תת-תיקיה על פי שם הלקוח, שהוא ערך של המאפיין לקוחות.
תגיות - חיפוש מסמכים לפי תגיות הופך להיות נפוץ יותר יותר. אם המסמכים מקבלים תגיות בצורה שיטתית ניתן להשתמש ביכולת זו. בצורה כזאת אם עץ התיקיות מסודר ניתן להיעזר בשיטה זו על מנת למצוא מסמכים קשורים מתיקיות שונות. ואם אין עץ כזה - תכונה זאת תקל בוודאי על החיפוש.