כמו בכל תחום, השאלה העיקרית היא של תועלת. וובוקס פונה לקהל העסקי, שצריך שירות איכותי ביותר כדי לשמור על תחרותיות. בעמוד זה נענה על כמה מהשאלות הרלוונטיות לעסקים:

יש לי כבר אאוטלוק וחשבון דואר אצל ספקית האינטרנט, למה אני צריך שרת דואר של וובוקס?

כמו בכל תחום, השאלה העיקרית היא של תועלת. וובוקס פונה לקהל העסקי, שצריך שירות איכותי ביותר כדי לשמור על תחרותיות. בעוד שתיבת הדואר אצל ספקית האינטרנט תבצע את הפעולות הבסיסיות, התיבה שלכם בוובוקס עוברת סנכרון מלא עם האאוטלוק שלכם: אנשי קשר, לוח שנה, משימות וכמובן הדואר. לאחר הסנכרון, כל מה שקורה אצלכם באאוטלוק, קורה גם על השרת. רמת היעילות שלכם משתנה לחלוטין כשאתם נתמכים על-ידי מנגנון מתוחכם.

כלומר, לא משנה איפה אני נמצא, האאוטלוק זמין לי?

כן, בהחלט. ואז אתם כבר לא כבולים למחשב: כל התוכן של האאוטלוק זמין לכם מכל מקום ובכל זמן, בלי קשר למחשב שלכם. בזכות שירות וובוקס גם אם אתם לא ליד המחשב שלכם, עדיין תוכלו להתחבר לאאוטלוק שלכם מכל מחשב אחר עם גישה לאינטרנט, ללא שום הורדה או התקנה.

ממשק האינטרנט כולל את כל התוכן שיושב לכם על האאוטלוק במשרד, כולל כל לוחות השנה, אנשי הקשר, הפתקים וכל מה ששמרתם באאוטלוק.

בנוסף, תוכלו להתחבר לאאוטלוק גם מהטלפון שלכם. אם יש לכם מכשיר שתומך ביכולות האלה, הוא פשוט יעבור סנכרון באופן אוטומטי בכל פעם שיש איזשהו שינוי בתיבה שלכם: מיילים, אנשי קשר, פגישות, כל דבר "נדחף" באופן אוטומטי מהשרת למחשב כף היד או לטלפון החכם. כל זה מבוצע ללא כבלים, ישירות "מהאוויר".

אני יכול לאפשר לעובדים אחרים לראות את לוח השנה שלי?

כן, ולא רק אותו: יתרון גדול הוא נושא שיתוף הפעולה – היכולת לאפשר לעובדים אחרים לצפות בזמן אמת בתוכן האאוטלוק שלכם. כאן ניתן לראות בבירור חסכון אדיר בזמן דרך ייעול התקשורת הפנים ארגונית:

- השרת של וובוקס מעניק למשתמשים את האופציה לשתף תיקיות עם משתמשים אחרים. כל אנשי הקשר, לוחות השנה וכל תוכן האאוטלוק זמינים לעובדים אחרים בלחיצת כפתור, באופן מקוון.

- בלחיצת כפתור תוכלו לראות מתי העובד איתו אתם רוצים לקבוע פגישה זמין. לא צריך לשאול אותו, לבדוק עם המזכירה שלו או לנחש. השרת גם מציע לכם את הזמן המתאים ביותר לפגישה בין מספר אנשים, בהתאם ללו"ז של כולם.

- היתרונות כוללים הגדרת לו"ז למשאבים כמו חדר ישיבות, מקרן או רכב משותף, ולאפשר לעובדים לראות את נתוני הזמינות שלהם.

- תכונת "נציגים" מאפשרת לעוזר לנהל את לוח הזמנים של המנהל ישירות מהמחשב האישי שלו. כל בקשה שנכנסת בנוגע ללו"ז מגיעה גם (או רק) הישר לעוזר. ברגע האישור עדכון אוטומטי מתבצע בלוח השנה של המנהל.

שמעתי על תיקיות ציבוריות, מה זה?

תיקיות ציבוריות משמשות "חדר מצב" עבור עובדים בעלי אינטרסים משותפים.

- תיקיות משותפות יאפשרו לכם, למשל, לשתף מחלקה שלמה בפקסים ואי-מיילים שמגיעים לעסק ומיועדים למספר אנשים.

- תוכלו לערוך כל קובץ או אי-מייל שנמצא בתיקייה, להוסיף או להוריד אנשי קשר, לעדכן רשימת ספקים ולקוחות ועוד.

- הגישה לתיקיות אלה יכולה להתבצע מכל מחשב אך מותנית בהרשאות גישה שיוגדרו מראש.

- כמו בפונקציה של שיתוף יומנים, גם פה תוכלו לדעת בזמן אמת מתי משאבים כמו רכב משותף או חדר ישיבות זמינים לכם ומתי הם תפוסים על ידי משתמשים אחרים.

מה לגבי גיבויים, תחזוקה ואנטי וירוס?

שירות וובוקס חוסך לכם שעות עבודה יקרות על גיבוי ותחזוקה: פשוט תעבדו. קרה נזק למחשב עצמו, או שהוא נגנב? תתחברו לקבצים מכל מחשב אחר או מכל מקום אחר!

מדי יום אנחנו מבצעים גיבוי מערכתי כך שבמקרה קריסה נוכל לשחזר את כל החומר שלכם עד לרגע האחרון. השרתים שלנו מתוחזקים ומנוהלים באופן שוטף על ידי מספר גורמים: אוטומטים בתוך המערכת, צוות התחזוקה שלנו וגם על ידי מערכות חיצוניות הדוגמות את השרתים ויודעות להתריע על תקלות או פגיעה באיכות השירות.

רגע, ומה עם אבטחת מידע? והגנה על החומר מפני לקוחות אחרים שלכם?

אבטחת מידע:

דרכי ההתקשרות כולן מוצפנות בפרוטוקול SSL הזהה לפרוטוקול גישה לחשבונות בנק, תשלומים שונים דרך הרשת וכו`. הפרוטוקול מבוסס על שיטות הצפנה סימטריות וא-סימטריות. תפקידו של ה-SSL להעביר נתונים שונים כך שאי אפשר יהיה ליירט או להאזין לתוכן שעובר בין המחשב שלכם לשרת שלנו ולהיפך.

הגנה על פרטיות:

ישנה הפרדה ברורה בין לקוח אחד למשנהו. כל המערכת בנויה על מערכת הרשאות קפדנית שמפרידה בין הלקוחות. בתוך הארגון, הגדרת הרשאה מתאימה תקבע אילו נתונים זמינים ולמי.

ברמה המשפטית:

הבעלות על החומר היא של הלקוח בלבד. גישה שאינה מורשית לחומר מהווה עבירה פלילית וגניבה. וובוקס לא שומרת סיסמאות של משתמשים, ותמיד אתם יכולים לשנות את הסיסמא שלכם בעצמכם

מה לגבי מחירים?

היופי במודל SaaS של וובוקס הוא שהמחיר שקלי ומושפע מכמות המשתמשים בפועל בלבד, ללא התחייבות או קנסות במקרה של שינויים. בכל חודש תוכל לשנות את כמות המשתמשים ולשלם בהתאם.

לצורך דוגמא הכנו כאן טבלה להשוואה בין עלות רכישה ותחזוקה של שרת Exchange במשרדי החברה לבין קבלת השרות דרך וובוקס במודל SaaS.

השוואת מחירים עבור ארגון של עשרה משתמשים
Exchange 2007

הערה: מכיוון שכיום לא ניתן לרכוש Exchange 2007 לשרתי SBS,
ההשוואה נעשתה בין שירות Hosted Exchange 2007 בוובוקס לבין שרת Exchange Server 2003 ברכישה.
המחיר הוא לעשרה משתמשים.
מחירי הרכישה משמשים להערכה בלבד ולא כוללים מע"מ.

מה התהליכים למעבר לוובוקס?

לאחר אישור ההזמנה הראשונית, יש למלא ולהעביר לוובוקס את טופס יצירת התיבות. בטופס זה רושמים את שמות המשתמשים, הסיסמאות הראשוניות (ניתן לשנות אחר כך לבד), ואת כתובות המייל. וובוקס תיצור אצלה את כרטיס הלקוח, ואת התיבות ואז יהיה אפשר לעבור לשלב הבא:

יש "להודיע" לכל העולם שדואר שצריך להגיע אליכם צריך להישלח למעשה לשרתי הדואר של וובוקס. את הפעולה הזו יש לבצע מול החברה ממנה רכשתם את הדומיין, בדרך כלל ספק האינטרנט שלכם, אך יכולות להיות גם חברות אחרות. אנו נעזור לכם למצוא מי החברה הזו. ניתן להוריד מהאתר את "טופס שינויים ב DNS", שמנוסח בצורה שחברת האינטרנט תדע להבין, יש למלא בו רק את שם הלקוח שלכם אצל אותה חברה, את שם הדומיין, לחתום ולהעביר לחברה.

ברגע שחברת האינטרנט ביצעה את השינויים כפי שנשלחו אליה בטופס שינויים ב DNS, יש פרק זמן של עד 48 שעות שבהן העדכון מופץ לכל העולם. במהלך הזמן הזה דואר שנשלח אליכם יפסיק להגיע לדואר הישן שלכם ויתחיל להגיע למערכת של וובוקס. לכן אנו ממליצים לבצע את הפעולה הזו ביום חמישי ולוודא שספק האינטרנט מבצע ביום חמישי, כך, אותן 48 שעות יקרו במהלך סוף השבוע.

אנו ננצל את הזמן הזה להגדרת המחשבים. אם אין ברשותכם אאוטלוק 2007, תקבלו לינק, שם וסיסמא ותוכלו להוריד את התוכנה מאיתנו. התוכנה חוקית ומותקנת כמעט באופן אוטומטי. לאחר ההתקנה, נבצע תהליך פשוט של הגדרת האאוטלוק מול התיבה החדשה בוובוקס. במדריך הטכני תוכלו למצוא את המסמך שמדריך איך לבצע זאת ונשמח לעזור לכם גם טלפונית.

במדריך הטכני תמצאו גם הסברים להגדרת הטלפון החכם שלכם, וגישה לתיבה שלכם דרך האינטרנט.

לאחר שהתוכנה הותקנה והוגדרה, כל מה שיש לעשות זה להתחיל לעבוד.